Verslag van de 94e ALV op 19 juni 2024

AGENDA

Locatie: Ministerie van Buitenlandse Zaken, Rijnstraat 8, Den Haag
Tijdstip: van 12.30 – 14.00 uur

1. Opening en goedkeuring notulen van de 92ste Algemene Ledenvergadering
2. Wijzigingen RvA
3. Financieel verslag penningmeester
4. Hoofdlijnenakkoord en aangekondigde Bezuinigingen
5. HR-notitie en aanpassing FBS
6. Wijzigingen bestuur
7. WVTTK

Er waren 40 deelnemers fysiek en 50 digitaal aanwezig bij de ALV, en er zijn 40 lastgevingen ontvangen.

1. Opening en goedkeuring notulen van de 93e Algemene Ledenvergadering

De voorzitter van de VDBZ, Rob Anderson, heet iedereen welkom en opent de vergadering. Geeft aan dat het zijn laatste ALV is, en staat stil bij de politieke ontwikkelingen. Hij benadrukt dat het woelige tijden zijn, met veel onzekerheden voor de collega’s. Vraagt collega’s elkaar goed vast te houden en zich te blijven bemoeien met de bezuinigingsopgave. De VDBZ blijft zich inzetten voor excellente diplomatie, voor een BZ dat klaar is voor de 21e eeuw, in Den Haag en op de posten. De voorzitter doet een oproep aan de leden om input op dit thema te delen met het VDBZ-bestuur, dat kan worden gebruikt als input voor gesprekken met de bestuurder.

Er zijn geen opmerkingen over de notulen van de 93e ALV, waarop de notulen worden goedgekeurd.

2. Wijzigingen Raad van Advies

De voorzitter kondigt aan dat Joost Flamand en Hester Somsen de Raad van Advies verlaten, en bedankt hen voor de inzet. De voorzitter draagt Mark Zellenrath, directeur DMM, voor als nieuw lid van het raad van advies.

3. Financieel verslag penningmeester

De penningmeester van de VDBZ, Jochem Andriessen, deelt de realisatie van 2023, en de begroting van 2024 en 2025. Hij licht een aantal punten toe m.b.t. de realisatie van 2023:

• Ledenaantal is in 2023 t.o.v. het vorige financiële jaar exact hetzelfde gebleven, terwijl het eerdere jaren gestaag terugliep. Dat is goed nieuws, ook voor de financiën.
• In 2023 zijn sponsorinkomsten voor het eerst in jaren verhoogd (1500 EUR gebudgetteerd, 2350 EUR gerealiseerd). Het partnerschap met OOM verzekeringen is uitgebouwd, en nieuw bestuurslid Erwin Sluijter gaat zich bezighouden met sponsoring en advertentie-inkomsten.
• In 2023 wilde het bestuur meer inzetten op activiteiten voor meer zichtbaarheid van de VDBZ, echter daar is te weinig aan besteed (slechts 387 EUR van de begrote 3000 EUR). Opdracht aan het VDBZ-bestuur om daar in het komend jaar op te letten.
• Bankkosten waren in 2023 hoger dan voorzien (710 EUR t.o.v. begrote 400 EUR).

De penningmeester wijst vervolgens op een aantal punten uit de begrotingen van 2024 en 2025:

• In 2024 en 2025 is meer dan in 2023 begroot op advertentie-inkomsten.
• Er wordt meer begroot op kosten voor de website.

De penningmeester geeft aan dat het eigen vermogen voor de VDBZ met EUR 5321,93 is toegenomen in 2023 tot EUR 82,165.35. De VDBZ heeft daarmee een gezonde financiële huishouding waarmee gemakkelijk de uitgaven van ten minste 1 jaar gedekt kunnen worden.

Michael Duijff van de Kascommissie geeft aan dat de commissie de stukken heeft gezien en gecheckt en het verslag accordeert. De kascommissie heeft één aanbeveling opgenomen in de verklaring om voor de toekomst vast te leggen wat de bevoegdheden zijn op de bankrekening van de vereniging, en te gaan werken met twee handtekeningen vanaf een bepaald bedrag.

De penningmeester stelt vast dat er geen verdere vragen uit de zaal zijn. Decharge wordt verleend. De voorzitter bedankt de penningmeester, het VDBZ-secretariaat en de kascommissie.

3. Hoofdlijnenakkoord en aangekondigde bezuinigingen

De voorzitter van de Ondernemingsraad, Bert de Wilde, neemt het woord over het hoofdlijnenakkoord en de aangekondigde bezuinigingen. Benadrukt de impact voor BZ, niet alleen FTE’s maar ook op ontwikkelingssamenwerking. Dit heeft ook gevolgen voor het werk van de Ondernemingsraad. De OR heeft contact opgenomen met de centrale vakbonden: FNV, CNV. Als er FTE’s bezuinigd worden gaat een werk-naar-werktraject van start, conform de CAO Rijk, daar gaan de vakbonden over. Daarnaast heeft de OR juridisch advies gezocht: conform de Wet Ondernemingsrecht (WOR) heeft de OR adviesrecht op keuzes met betrekking tot bezuinigingen, en instemmingsrecht op werving, instroom, doorstroom en uitstroom.

De OR zal goed kijken naar waar de politieke keuzes liggen, en wat aan de OR is om op te pakken. Heeft de bestuurder gevraagd om conform de WOR betrokken te worden bij personeelsbeslissingen.

De OR-voorzitter benoemt het belang van bewustzijn over de rechten die ambtenaren hebben in bezuinigingsprocessen. Zowel collectieve rechten als individuele rechten.

De OR-voorzitter wijst erop dat de bezuinigingen Rijksoverheids-breed zijn. De Werk-naar-werktrajecten zijn gericht op nieuw werk binnen het Rijk. Vraag is hoe dat eruit gaat zien nu de bezuinigingen Rijksbreed zijn. De OR-voorzitter benadrukt dat BZK verantwoordelijk is voor invulling van de bezuinigingen, en BZ niet vooruit moeten lopen op de troepen.

Naast de bezuinigingen leven er ook zorgen over de nieuwe politieke lijn. De OR-voorzitter geeft aan dat de OR er ook wil zijn voor collega’s om dit thema te bespreken. Ziet hierin ook een rol voor BZK.

Een lid benoemt dat de taakstelling niet alleen gaat om FTE, gaat ook over gebouwen en hardware. De hoop is dat de bezuinigingen breder aangevlogen kunnen worden, en dus niet alleen mensen geraakt worden.

Een lid vraagt naar het denken van de VDBZ over de ABD: de nieuwe Minister van Buitenlandse Zaken heeft zich eerder kritisch uitgesproken over de ABD. De voorzitter van de OR geeft aan dat de hervormingen van de ABD ook bij BZK liggen. Een lid geeft aan dat de ABD niet alleen gaat over de banen aan de top, maar ook het bewaken van ambtelijk vakmanschap. Juist hier ligt nu een opdracht voor de ABD.

Een lid oppert een idee om een helpdesk te organiseren voor VDBZ-leden die hun zorgen, ideeën en vragen over de bezuinigingen daar neer kunnen leggen. De OR-voorzitter en de VDBZ-voorzitter geven aan dat de telefoons van VDBZ-bestuursleden altijd aan staan voor de leden.  

Een lid concludeert dat het hoofdlijnenakkoord weinig waardering uitspreekt voor het werk van diplomaten, en vraagt naar welke rol de VDBZ heeft om die waardering voor ons vak op te vijzelen. De OR-voorzitter en de VDBZ-voorzitter delen die zorgen, en geven aan dat dit een vraagstuk voor de hele organisatie is. Daar draagt VDBZ aan bij middels het verhaal op excellente diplomatie.

Een lid wijst de aanwezigen op de nieuwe ambsteed en belofte die in juli dit jaar ingaat, waar interessante dingen in staan die ambtenaren zouden moeten doen in het belang van de samenleving en de wet. Hoe ziet VDBZ deze nieuwe ambtseed? De OR-voorzitter geeft aan dat er binnen de GOR-Rijk gesproken wordt over of ambtenaren deze eed opnieuw afleggen.

Een lid merkt op dat het belangrijk is dat we als BZ niet anders omgaan met de opgelegde taakstelling dan andere ministeries. Zeker op posten werken mensen van verschillende ministeries en worden de verschillen snel duidelijk. De OR-voorzitter beaamt dat deze bezuinigingsopgave interdepartementaal aangevlogen moet worden. Het postennet vertegenwoordigt de hele Rijksoverheid.

De OR-voorzitter sluit af met een oproep aan leden om zich te melden bij het VDBZ-bestuur met vragen, opmerkingen en zorgen over het hoofdlijnenakkoord en de taakstelling.

4. HR-notitie en aanpassing FBS

De voorzitter van de werkgroep personeelsbeleid (WGP), Elbrich Algra, licht toe hoe het VDBZ-bestuur tot een standpunt is gekomen m.b.t. de HR-notitie, en specifiek de aanpassing van het aankomende FBS.

De HR-notitie kwam voort uit de (verlate) evaluatie van het P-beleid. In de HR-notitie staan tal van onderwerpen die de VDBZ belangrijk vindt: dat HDPO er weer is voor de medewerker; loopbaanpaden; meer doen aan partnerbeleid (de VDBZ heeft het liever over privébeleid); detacheringen; etc. HDPO heeft aangegeven dat concrete uitwerking van deze punten nog even zal duren. Wat wel concreet voorligt: het aanpassen van de FBS-systematiek.

Het voorstel dat voorligt is de afschaffing van de derde ronde. Om dit te kunnen doen is het voorstel om medewerkers die aan de ronde meedoen te verplichten hun functie op te geven. Deze voorstellen liggen ter instemming voor aan de OR op 27 juni. Daarom moet de VDBZ positie bepalen. Zowel in de Ondernemingsraad als in het Georganiseerd Overleg met de vakbonden zijn veel vragen gesteld aan de bestuurder over deze voorstellen. Het bestuur baalt van de tijdsdruk waaronder tot een besluit moet worden gekomen, en voelt de verantwoordelijkheid om binnen een korte termijn een goed besluit te nemen die in het belang is van achterban en organisatie.

Alles overwegend is het VDBZ-bestuur tot de conclusie gekomen toe te werken naar instemmen onder bepaalde voorwaarden. De VDBZ wil niet stilstaan, en wil niet dat de derde ronde nog een jaar blijft. De derde ronde is veels te laat voor internationale verhuizingen, en leidt tot problemen bij leidinggevenden en teams omdat er gaten vallen. Het opgeven van de functie biedt een gelijk speelveld. Tegelijkertijd baart vooral het opgeven van de functie veel medewerkers zorgen, ook in het licht van de aangekondigde bezuinigingen. VDBZ verwacht dat de bestuurder daar een duidelijk verhaal tegenover neerzet.

De VDBZ wil twee voorwaarden stellen aan instemming: 1) van belang dat er na twee jaar goed geëvalueerd gaat worden, en dat de OR dan opnieuw moet instemmen; en 2) de andere belangrijke aanpassingen zoals genoemd in de HR-notitie moeten niet vergeten worden en ook daar verwacht de VDBZ binnen twee jaar concrete voorstellen.

Een lid vraagt zich af of de VDBZ zich nu genoodzaakt moet voelen om de keuze al te maken. Moeten een strategische keuze maken. De kanteling van 10 jaar geleden heeft niet gewerkt. Het huidige systeem werkt niet. Er zijn twee alternatieven: doorkantelen of terugkantelen. Advies van het lid is om gedoseerd terug te kantelen, waarbij HDPO een sterkere rol krijgt om mensen te kunnen plaatsen. De OR-voorzitter geeft aan dat het niet langer een optie is om mensen te plaatsen zonder wederzijds goedbevinden, vanwege het feit dat BZ-ambtenaren onder de Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) vallen. Daarom is een tweeledige afspraak nodig. De voorzitter van de WGP geeft aan dat het van belang is om nu in te stemmen, als we nog een jaar wachten zitten collega’s nog een jaar met de derde ronde.

Meerdere leden geven aan de inzet van het VDBZ-bestuur te ondersteunen, al leven er ook zorgen: vinden mensen wel functies die bij hen en hun privésituatie passen? En hoe gaat het nieuwe FBS-systeem van invloed zijn op de aangekondigde bezuinigingen? Een lid stelt voor om de discrepantie tussen plaatsingsduur op post (5 jaar) en departement (7 jaar) op te heffen.

Een lid spreekt zorgen uit over de noodzaak om deze nieuwe FBS-regels in 2025 te realiseren, naast de O&F-exercitie bij HDPO en de bezuinigingen. De consequenties zijn niet te overzien en brengen veel onzekerheid met zich mee.

De voorzitter van de WGP deelt het ongemak van de leden dat we niet weten hoe deze voorstellen precies zullen uitpakken, of HDPO voldoende geëquipeerd is om dit uit te voeren, en hoe de taakstelling zal uitpakken. Tegelijkertijd zullen die zorgen over een jaar niet weg zijn. Daarom roeien met de riemen die we hebben en scherp meekijken op de implementatie. Concludeert dat de VDBZ kan instemmen, mits onder de gestelde voorwaarden. De bestuurder moet goed gaan uitleggen waarom dit een goed idee is, en waarom mensen zich geen zorgen hoeven te maken over de taakstelling i.r.t. deze voorstellen. 

De VDBZ-voorzitter geeft aan dat mensen hun zorgen en vragen over de voorgestelde positie bij het VDBZ-bestuur aan kunnen kaarten voor 27 juni. 

5. Wijzigingen bestuur

De voorzitter bedankt Tessa Martens voor de 13 jaar dat ze zich heeft ingezet als juridisch adviseur en vertrouwenspersoon van de VDBZ, en kondigt haar twee opvolgers aan: Koosje de Vries en Malika Boueid.

De voorzitter draagt Simone Kreuzer voor als beoogde nieuwe voorzetter van de VDBZ. Simone bedankt Rob Anderson, het bestuur en de actieve leden. Ze beseft dat ze het stokje overneemt op een spannend moment, en roept leden op het bestuur te benaderen bij vragen en/of zorgen.

De voorzitter van de WGP bedankt Rob Anderson voor zijn tijd als voorzitter.

6. WVTTK

Geen verdere punten.

7. Sluiting

De vml. voorzitter Rob Anderson dankt de leden voor hun deelname, het VDBZ-secretariaat Julie Kennedy voor haar voorbereidende werk en verklaart de vergadering gesloten.