De VDBZ waarschuwde dat processen binnen BZ vaak belangrijker zijn geworden dan inhoud en dat die processen steeds meer tijd nemen. Allerhande eisen van buiten het ministerie (AVG, Tweede Kamer, Rekenkamer, Transparantie normen etc). zorgen voor een drang om in control te zijn en een enorme toevoeging van red tape binnen ons ministerie.

We bespraken regelingen op gebied van financiën, FSO, P-zaken, AVG, WOB, POK, TEM, Sophia enzovoort. Het aantal taken is daarmee binnen BZ toegenomen, maar de capaciteit en ondersteuning is niet meegegroeid. Kortgezegd komt het erop neer dat door die stapeling van procestaken de beleidsmedewerkers en leidinggevenden steeds minder tijd hebben voor waar BZ voor aan de lat staat: het maken van buitenlands beleid. Met alle risico’s van dien voor het welzijn van de medewerkers en de effectiviteit van de organisatie.

Laat ik het nog maar eens zeggen: Ja! We zijn als VDBZ natuurlijk voor transparantie, integer beheer, zorgvuldige archivering en voorspelbaar P-beleid en juist daarom nogmaals de noodkreet: het is echt van belang om voldoende ruimte voor deze processen in te ruimen en Nee! Dat kan niet allemaal terecht komen bij dezelfde beleidsmedewerkers en leidinggevenden die ook voor het opstellen van buitenlands beleid verantwoordelijk zijn.

Wat we in de afgelopen jaren binnen BZ (en de overheid als geheel) in toenemende mate hebben gezien is dat de ondersteunende directies als HDPO, FEZ, ICT, 3W, HDPN, COM enzovoort gegroeid zijn onder die toenemende regeldruk van buiten. Het dwong deze onderdelen onherroepelijk tot het controleren, her-controleren en adviseren ten aanzien van het dagelijkse werk en de dagelijkse werkprocessen binnen de regio- en thema-directies en de posten.

Het zijn stuk voor stuk serieuze ondersteunende directies en in alle eerlijkheid zou het fantastisch zijn geweest als deze gespecialiseerde afdelingen het werk in het geheel hadden overgenomen: goede archivering, strak p-beleid, efficiënt reizen boeken, financieel beheer precies tot achter de komma, informatiebeleid op orde, noem het maar! Met het oprichten danwel uitbreiden van deze gespecialiseerde directies was de verwachting immers dat die problemen aangepakt zouden worden en dat BZ daarmee kon voldoen aan de toenemende eisen die het krijgt opgelegd om procesmatig beter te presteren.

Maar daar ligt nu juist het probleem: veel van de ondersteunende directies binnen BZ hebben (voor een deel) een adviseursrol gekregen: ze vragen bij de directies uit wat de problemen zijn, denken daar over na en adviseren daarna wat de directies moeten doen. En daar knelt het: het betekent uiteindelijk dubbel werk voor de regio- en themadirecties omdat ze eerst moeten uitleggen wat het probleem is aan de ondersteunende directies, die dan adviseren, waarna de regio en thema-directies zelf het werk mogen doen. Ook ik heb regelmatig gesprekken met in-huis-BZ adviseurs. Nuttige gesprekken, met mensen die hun vak verstaan, maar aan het einde van de rit ligt er een lijst actiepunten die ik zelf binnen de directie moet oppakken: “wij adviseren Job, we voeren niet uit” is het standaard antwoord. Het zijn taken die uitgevoerd moeten worden en die sluipenderwijs onze inhoudelijke focus (buitenlands beleid) verdringen.

Deze ontwikkeling brengt naast meer werk, ook nog een ander probleem met zich mee: de ondersteunende directies zijn goed geïnformeerd over wat er mis is, ze adviseren adequaat en op tijd, maar: ze worden niet afgerekend op het behalen van resultaat binnen de directies die ze adviseren, namelijk, of de geconstateerde problemen binnen de regio- en thema directies zijn opgelost aan het einde van het jaar. Directeuren van regio- en thema-directies voeren nou eenmaal geen P-gesprekken met deze adviseurs, deze directeuren kunnen geen targets stellen bij deze adviseurs en kunnen ze al helemaal geen opdracht geven om de geconstateerde problemen op te lossen. En DAAR ligt het probleem: uiteindelijk weten we dus prima wat er moet gebeuren, maar we zijn inmiddels al zoveel tijd kwijt met het overleg met de adviseurs, dat we niet meer aan oplossingen toekomen, tenzij we het maken van buitenlands beleid naar de achtergrond duwen.

Gelukkig zijn er nieuwe ontwikkelingen waarbij deze vicieuze cirkel gekeerd wordt: een aantal regio en thema-directies heeft goede ervaringen om specialisten zelf in te huren op specifieke taken (p-beleid, informatiebeleid) en die specialisten vallen qua p-verantwoordelijkheid direct onder de directie. Omdat sommige van deze specialisten ook nog gedeeld worden door verschillende directies is het ook nog eens een hele economische manier van werken. En de resultaten zijn ernaar, zo is mijn ervaring! En nog een voordeel: omdat ze onderdeel van de directie zijn, hoef je ze niet meer uit te leggen wat het probleem is (ze staan midden in de directie) en kun je ze aan het einde van het jaar afrekenen op resultaat: probleem opgelost is een dubbel plus, probleem niet opgelost: volgend jaar er een tandje bij.

Dus: huis een deel van die zeer capabele HDPO, financiële en andere adviseurs direct in bij directies. Zij kunnen hun kennis en kunde meteen inzetten en de directies zijn echt geholpen. Neem geen specialisten aan die een eigen directie informatie-beleid gaan vormen, maar plaats ze direct bij de directies die ze moeten helpen. Hetzelfde geldt voor specialisten op archief, reizen boeken enzovoort: breng ze (deels) terug op de directies. Vorm natuurlijke allianties tussen directies (denk aan DG-directies) waar deze specialisten onder moeten vallen (laat ze dus werken voor meerdere directies) waarmee ze met hun brede ervaring veel efficiënter opereren. Maak tussen de directies heldere onderlinge afspraken over aansturing en laten we vooral allemaal aan het werk gaan!

En ja, ik weet dat ik mogelijk tegen de haren instrijk van een aantal van die gespecialiseerde directies. Zij zullen zeggen: “je hebt geen idee hoe ingewikkeld het is, dit verdient een aparte directie”. En tegen hen zeg ik: dit is geen pleidooi voor het einde van de specialistische directies, maar wel een pleidooi om hun grote kunde en kennis effectiever in te zetten. Dat zal toch bijdragen aan het werkplezier. Met het uitkomsten van het meest recente MTO in gedachten, lijkt me dat geen onnodige luxe!

Laat er een circulatie systeem ontstaan waarbij specialisten een plaatsing bij een regio- of thema directies aan de gang gaan om bij een volgende plaatsing weer aan de slag te gaan bij hun eigen specialistische moederdirecties. Dat zal het onderlinge begrip en de onderlinge samenwerking zonder twijfel vergroten. Kortom een win-win voor iedereen waarbij ontzorgen weer vooraan staat en er weer ruimte komt om beleid te maken.

Wordt hiermee alle extra werkdruk die het primaire proces verdringt, ondervangen? Nee dat zeker niet, maar het is een belangrijke eerste stap. Nu nog de moed om een paar gevestigde belangen te doorbreken, de structuren van controle binnen ons ministerie weer te normaliseren en dan kunnen we aan de gang.  

Namens de VDBZ,

Job van den Berg

Voorzitter