Ongelofelijk, maar de meesten van ons werken nu alweer bijna twee jaar (!) zo goed als volledig thuis. Die periode werd slechts kort onderbroken door een paar weken rond oktober 2021 waarin we weer wat vaker naar kantoor mochten en konden experimenteren met hybride werken (deel van het team thuis, deel op kantoor). Het BZ-projectteam hybride werken is inmiddels al een aantal maanden heel hard bezig dit beter te faciliteren.

Deze collega’s hebben een hele berg werk voor zich liggen. De ervaringen van de OR-leden met hybride werken zijn niet altijd optimaal (diplomatiek uitgedrukt), en dat is ook wat we van jullie terug horen. We deden een schriftelijke uitvraag hierover, waarop tientallen collega’s gereageerd hebben. Heel veel dank daarvoor! Jullie reacties zijn geanonimiseerd en worden integraal gedeeld met de departementsleiding en meest betrokken directies. We zeiden er verder het volgende over in ons laatste formele overleg met de bestuurder.

Samengenomen met het MTO lijkt het dat ongeveer de helft van de collega’s de mogelijkheid om vaker thuis te werken waardeert, maar dat er een zekere moedeloosheid en onbegrip is dat het maar niet wil lukken om de technologie dit mogelijk te laten maken. Klachten concentreren zich vooral op de ICT-voorzieningen en de gebrekkige faciliteiten op de R8 en TZ. De ongeschiktheid van de R8 voor hybride werken is natuurlijk al lang breed bekend. Het BZ-projectteam hybride werken trekt al maanden keihard aan verbeteringen hiervoor - waarvoor onze grote bewondering en hulde! - maar loopt daarbij iedere keer tegen de metersdikke betonnen muur van FMH/het DBFMO-contract[1]. Het (b)lijkt simpelweg onmogelijk om de voor goed hybride werken benodigde aanpassingen te kunnen doen. Wij begrepen dat pas ver in volgend jaar een kleine pilot (!) gaat beginnen die vooral zal bestaan uit het ophangen van een paar gordijnen. Alle voorstellen van BZ voor structurele, en hiervoor broodnodige, aanpassingen in het gebouw krijgen nul op rekest. Dit alles leidt tot veel frustratie en onbegrip op de werkvloer. De ambities van de rijksoverheid om grootscheeps hybride te gaan werken dreigen hierop vast te lopen en ‘bewoners’ van de R8 dreigen, zolang deze coronasituatie voortduurt, nog veel langer veel minder op kantoor te kunnen zijn dan wenselijk is uit zowel organisatie- en medewerkersbelang.

Dit bracht ons tot de vraag die we ook vaak van jullie horen: als het FMH, al dan niet als gevolg van het DBFMO-contract, structureel niet lukt om te leveren wat dit ministerie nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen, kunnen we dan niet spreken van contractbreuk? Moeten we dan niet overwegen om ons met juridische stappen uit deze DBFMO-constructie proberen te bevrijden? Het antwoord hierop was, kort samengevat, dat dat niet kan. Ontzettend frustrerend natuurlijk deze situatie, en ik nodig VDBZ’ers met slimme of creatieve ideeën om hier toch nog iets aan te doen van harte uit om ze naar ons op te sturen.

En dan, ook nog even praktisch. De onbeweeglijke kolos van FMH/DBFMO kost enorm veel tijd en energie. Op basis van jullie input gaven we aan bij de bestuurder dat ook op andere vlakken winst te behalen valt. Deels gaat het om laaghangend fruit, op onderwerpen die BZ deels ook meer zelf in de hand heeft. Allereerst de ICT. Dat BZ-tablets nog steeds geen goed werkende online-vergaderopties bieden waarmee binnen - en laat staan buiten - het departement mee gewerkt kan worden, is niet meer houdbaar. De collega’s die niet het geluk hebben dat ze zelf over een ipad beschikken, zitten nu al twee jaar op hun telefoontjes te vergaderen, wat de OR inmiddels echt onacceptabel vindt. We moeten inmiddels met elkaar constateren dat deze werksituatie nog wel even zo gaat voortduren. Als het dan echt niet blijkt te lukken dit in de eigen ICT-omgeving te veranderen, dan wordt het inmiddels tijd om ervoor te zorgen dat het op een andere manier geregeld wordt.

Ten tweede de ondersteuning, zowel voor de gebouwen als thuis. Er wordt veel gevraagd om duidelijke handleidingen en cursussen. Ongelofelijk dat MO’ers en andere collega’s die daarom vragen te horen krijgen dat daar geen geld/prioriteit voor is. En dat er op de R8 geen duidelijke handleiding ligt bij de diverse videoschermen hoe welke soort verbinding tot stand te brengen. Ook veelgehoord: De myroom-verbinding op de vierde en vijfde verdieping van de R8 die standaard na een half uur stopt. De gebrekkige geluidsvoorziening in met name de grotere zalen waardoor de online aanwezigen zeker de helft van de vergadering niet meekrijgen. Of dat je in het zalenreserveringssysteem niet kunt zien in welke zaal welke videoschermen en welke verbindingsopties aanwezig zijn. Kortom, uit onze simpele uitvraag kwamen zoveel kleine en grote dingen naar voren waar je wel zelf iets aan kunt doen, dat mijn tip aan de bestuurder zou zijn: doe zo’n uitvraag zelf, en doe dat professioneler dan een simpel uitvraagje van de OR in een e-mail. Daar komt genoeg uit waar je ook buiten de frustrerende R8/DBFMO-overlegstructuren iets aan kunt doen. En laat dat je in de tussentijd er niet van weerhouden om alvast aan de slag te gaan met de verbeterpunten uit de OR-uitvraag die we als BZ zelf kunnen oplossen. 

[1] DBFMO = Design Build Finance Maintain Operate. Dit type contract is door de rijksoverheid afgesloten voor de R8 met een consortium van bedrijven dat al deze zaken voor 25 jaar regelt. In onze visie veroorzaakt dit een groot deel van de problemen op de Rijnstraat, waaronder de hier beschreven (on)mogelijkheid om de werkomgeving zo in te kunnen richten dat het hybride werken mogelijk wordt gemaakt.